Internal output digunakan untuk para pemilik dan pengguna sistem dalam sebuah perusahaan. Output internal mendukung operasi bisnis sehari‐hari atau pengawasan manajemen dan pengambilan keputusan.
Tiga jenis output internal adalah sebagai berikut:
1. Detailed Report, menyajikan informasi dengan sedikit atau tanpa dilakukan penyaringan atau pembatasan.
Contoh : Daftar seluruh tagihan pelanggan.
2. Summary Report, berisi informasi dari manajer yang tidak perlu diperlihatkan keseluruhan laporan secara detail.
Contoh : Laporan ringkasan total penjualan dalam hitungan bulanan dan grafik penjualan per‐tahun.
3. Exception Report, menyaring data sebelum ditunjukkan kepada manajer sebagai sebuah informasi.
Contoh : Laporan persediaan barang yang hampir habis.
External Output (Output ke Luar)
External Output bersifat keluar organisasi. Output ini ditujukan kepada konsumen, pemasok, mitra bisnis dan badan pemerintahan. Output external menyimpulkan dan melaporkan transaksi bisnis.
Contoh dari output external ini antara lain faktur, nota pembelian barang, jadwal kursus, tiket pesawat, tagihan telepon dan lain sebagainya.
3. Turnaround Output
Turnaround Output adalah output eksternal yang akhirnya masuk kembali kedalam sistem sebagai input.
Contoh dari turnaround output adalah tagihan telepon dimana hasil pembayaran pelanggan akan kembali menjadi inputnya.
Langkah-langkah designing system output :
1. Menentukan kebutuhan akan laporan tersebut.
2. Menentukan pengguna
3. Menentukan item-item data yang dimasukkan.
4. Mengestimasi ukuran laporan secara keseluruhan.
5. Judul laporan
6. Nomor halaman laporan
7. Memasukkan tanggal persiapan laporan
8. Memberi label setiap kolom data secara tepat.
9. Menentukan data-data variabel, menunjukkan pada layar apakah setiap spasi atau bidang digunakan untuk suatu karakter alfabet, numerik atau karakter khusus
10.Menunjukkan tempat baris-baris kosong yang digunakan untuk membantu mengatur organisasi.
11.Mengulas laporan-laporan prototipe dengan pengguna dan pemrogram agar layak, bermanfaat, mudah dibaca, mudah dipahami, memiliki penampilan yang estetis.
BENTUK LAPORAN
1. Laporan Berbentuk Tabel
a) NOTICE REPORT
Notice report merupakan bentuk laporan yang memerlukan perhatian khusus. Laporan ini harus dibuat sesederhana mungkin, tetapi jelas, karena dimaksudkan agar permasalahan-permasalahan yang terjadi tampak dengan jelas, sehingga dapat langsung ditangani.
b) EQUIPOISED REPORT
Isi dari equipoised report adalah hal-hal yang bertentangan. Laporan ini biasanya digunakan untuk maksud perencanaan. Dengan disajikan informasi yang berisi hal-hal bertentangan, maka dapat dijadikan sebagai dasar di dalam pengambilan keputusan.
c) VARIANCE REPORT
Laporan ini menunjukkan selisih (variance) antara standar yang sudah ditetapkan dengan hasil kenyataannya atau sesungguhnya. Contoh dari laporan ini adalah :
d) COMPARATIVE REPORT
Isi laporan ini adalah membandingkan antara satu hal dengan hal yang lainnya. Misalnya pada laporan rugi/laba atau neraca dapat dibandingkan antara nilai-nilai elemen tahun berjalan dengan tahun-tahun sebelumnya.
2. Laporan Berbentuk Grafik
a) Bagan Garis
Pada bagan garis (line chart), variasi dari data ditunjukkan dengan suatu garis atau kurva. Bagan garis mempunyai beberapa kebaikan, yaitu:
1. Dapat menunjukkan hubungan antara nilai dengan baik.
2. Dapat menunjukkan beberapa titik.
3. Tingkat ketepatannya dapat diatur sesuai dengan skalanya.
4. Mudah dimengerti.
Disamping kebaikannya, bagan garis mempunyai beberapa kelemahan, yaitu:
1. Bila terlalu banyak garis atau kurva (sekitar lebih dari 4 buah garis atau kurva), maka akan tampak ruwet.
2. Hanya terbatas pada 2 dimensi.
3. Spasi dapat menyesatkan.
b) Bagan Batang
Nilai-nilai data dalam bagan batang (bar chart) digambarkan dalam bentuk batang-batang vertikal ataupun batang-batang horisontal. Kebaikan dari bagan batang adalah sebagai berikut:
1. Baik untuk perbandingan.
2. Dapat menunjukkan nilai dengan tepat.
3. Mudah dimengerti.
Kelemahannya:
1. Terbatas hanya pada satu titik saja.
2. Spasi dapat menyesatkan.
c) Bagan Pastel
Bagan pastel (pie chart) merupakan bagan yang berbentuk lingkaran menyerupai kue pastel (pie). Tiap-tiap potong dari pie dapat menunjukkan bagian dari data.
Kebaikan dari bagan pastel adalah sebagai berikut ini.
1. Baik untuk perbandingan sebagian dengan keseluruhannya.
2. Mudah dimengerti.
Kelemahannya :
1. Penggunaannya terbatas
2. Ketepatannya kurang
3. Tidak dapat menunjukkan hubungan beberapa titik
Posting Komentar